Política de Privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD — RENTCONTROL PRO Versión 1.3 Última actualización: 4 de octubre de 2026 1. Responsable del tratamiento El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos directamente por RentControl Pro es: Responsable: Daniel Andres von Daniken Ross NIF: Y3720698W Nombre comercial: RentControl Pro Domicilio: Avenida Juan Pablo II 36, 4A, 28860 Paracuellos de Jarama, Madrid, España Correo electrónico general: contacto@rentcontrolapp.com Correo electrónico para privacidad y ejercicio de derechos: privacidad@rentcontrolapp.com Correo electrónico de soporte: soporte@rentcontrolapp.com Teléfono: +34 625 676 522 RentControl Pro es una plataforma de software como servicio (SaaS) destinada a facilitar la gestión de inmuebles en alquiler, habitaciones, inquilinos, contratos, fianzas, pagos, gastos, financiación, calendarios, incidencias, documentos, informes y otras funciones relacionadas con la administración de alquileres. 2. Ámbito de esta Política de Privacidad Esta Política de Privacidad explica cómo RentControl Pro trata los datos personales de: - visitantes del sitio web; - personas que crean una cuenta; - propietarios; - inversores; - gestores; - empresas; - usuarios autorizados dentro de organizaciones clientes; - personas que contacten con RentControl Pro. Debe diferenciarse este tratamiento de los datos personales que los clientes introducen en RentControl Pro para gestionar a sus propios inquilinos, potenciales inquilinos, antiguos inquilinos, avalistas, cotitulares, contactos u otras personas. En estos casos, con carácter general, el cliente actúa como responsable del tratamiento y RentControl Pro como encargado del tratamiento, de conformidad con el correspondiente Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos (DPA). 3. Datos personales tratados Dependiendo de la utilización del servicio, RentControl Pro podrá tratar las siguientes categorías de datos. 3.1. Datos identificativos y de contacto - nombre y apellidos; - correo electrónico; - teléfono; - dirección; - NIF, NIE, CIF u otros identificadores cuando resulten necesarios; - empresa u organización. 3.2. Datos de cuenta y acceso - identificadores internos; - organización a la que pertenece el usuario; - roles y permisos; - estado de la cuenta; - información relacionada con invitaciones; - fecha de creación; - información técnica relacionada con autenticación y seguridad. La gestión de las credenciales y mecanismos de autenticación se realizará mediante los sistemas técnicos utilizados por RentControl Pro para proporcionar acceso seguro a la plataforma. 3.3. Datos de contratación, suscripción y facturación Podrán tratarse: - plan contratado; - periodicidad; - estado de la suscripción; - renovaciones; - cancelaciones; - cambios de plan; - datos fiscales y de facturación; - facturas; - información sobre pagos, reembolsos e impagos. Los pagos y suscripciones pueden ser procesados mediante proveedores especializados de servicios de pago, actualmente Stripe. RentControl Pro no está diseñado para almacenar directamente los datos completos de las tarjetas bancarias utilizadas para realizar los pagos. 3.4. Datos de soporte y comunicaciones Podrán tratarse: - nombre; - correo electrónico; - organización; - contenido de consultas; - historial de comunicaciones; - documentación facilitada voluntariamente; - información técnica necesaria para resolver incidencias. 3.5. Datos técnicos y de seguridad Cuando estén disponibles y resulten necesarios, podrán tratarse: - dirección IP; - información del dispositivo; - navegador; - sistema operativo; - fecha y hora de acceso; - registros técnicos; - eventos de autenticación; - eventos relacionados con la seguridad; - actividad necesaria para prevenir accesos no autorizados, fraude o investigar incidentes. 3.6. Cookies y analítica RentControl Pro puede utilizar cookies y tecnologías similares. Las cookies estrictamente necesarias podrán utilizarse cuando resulten imprescindibles para el funcionamiento del servicio, incluyendo, entre otras finalidades: - funcionamiento técnico; - mantenimiento de sesiones; - seguridad; - preferencias esenciales. Las cookies de analítica y cualesquiera otras tecnologías que requieran consentimiento no deberán activarse hasta que el usuario haya prestado dicho consentimiento. La información detallada sobre las cookies utilizadas y la gestión del consentimiento se recoge en la Política de Cookies. 3.7. Datos introducidos por los clientes Los clientes pueden introducir y gestionar información relacionada, entre otros elementos, con: - inmuebles; - habitaciones; - inquilinos; - potenciales inquilinos; - antiguos inquilinos; - cotitulares; - avalistas; - contratos; - fianzas; - pagos; - gastos; - incidencias; - financiación; - calendarios; - documentos; - comunicaciones. Estos datos pueden contener información personal de terceros. Respecto de estos tratamientos, RentControl Pro actúa, con carácter general, por cuenta del cliente y en calidad de encargado del tratamiento. 4. Finalidades del tratamiento RentControl Pro podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades. 4.1. Crear y gestionar cuentas Para: - registrar usuarios; - autenticar accesos; - gestionar organizaciones; - aplicar roles y permisos; - gestionar invitaciones; - mantener las cuentas; - proporcionar acceso al servicio. 4.2. Prestar RentControl Pro Para proporcionar las funcionalidades de la plataforma, mantener el servicio y gestionar la relación contractual con el usuario o cliente. 4.3. Gestionar suscripciones, pagos y facturación Para gestionar: - contratación; - cobros; - renovaciones; - cambios de plan; - cancelaciones; - reembolsos cuando correspondan; - impagos; - facturación. 4.4. Atención al cliente Para responder consultas, gestionar solicitudes, resolver incidencias y proporcionar asistencia relacionada con el servicio. 4.5. Seguridad Para: - proteger cuentas y sistemas; - detectar accesos no autorizados; - prevenir fraude y usos abusivos; - investigar incidentes; - mantener la integridad, seguridad y disponibilidad del servicio. 4.6. Cumplimiento de obligaciones legales Para cumplir las obligaciones legales que correspondan, incluyendo, cuando resulten aplicables, obligaciones: - fiscales; - contables; - administrativas; - judiciales; - de protección de datos. 4.7. Formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones Los datos podrán conservarse y tratarse cuando resulte necesario para formular, ejercer o defender reclamaciones y proteger los derechos e intereses legítimos de RentControl Pro. 4.8. Analítica RentControl Pro podrá analizar el uso del sitio web y de la plataforma cuando exista una base jurídica adecuada y, cuando resulte necesario, después de haber obtenido el consentimiento correspondiente. 4.9. Comunicaciones comerciales Las comunicaciones necesarias para prestar el servicio se diferencian de las comunicaciones promocionales o comerciales. RentControl Pro podrá enviar comunicaciones comerciales por email, incluyendo novedades, mejoras del producto, promociones y otras comunicaciones de marketing, cuando el usuario haya prestado su consentimiento expreso para ello. El consentimiento comercial se recoge de forma separada e independiente de la aceptación de los Términos, el DPA, la Política de Privacidad y el consentimiento de cookies. La casilla de consentimiento comercial aparece siempre desmarcada por defecto y no es necesaria para crear una cuenta, contratar el servicio o enviar una solicitud de contacto. Cuando el usuario presta consentimiento, RentControl Pro registra y conserva la siguiente evidencia: - estado del consentimiento (otorgado o retirado); - fecha y hora UTC del otorgamiento; - origen (registro por email, registro con Google, formulario de contacto o ajustes de la cuenta); - versión del texto de consentimiento aceptado; - fecha y hora UTC de la retirada, si el usuario revoca su consentimiento. El usuario puede retirar su consentimiento comercial en cualquier momento desde la sección "Comunicaciones por email" de los ajustes de su cuenta, o desde el enlace de baja incluido en cada comunicación comercial. La retirada es inmediata y no afecta a los correos estrictamente necesarios para gestionar la cuenta, la seguridad, la facturación, la suscripción o el soporte del servicio. La negativa a recibir comunicaciones comerciales o la retirada del consentimiento no impide el envío de comunicaciones necesarias para prestar o administrar el servicio. 5. Bases jurídicas del tratamiento Las bases jurídicas dependerán de la finalidad concreta del tratamiento. Ejecución de un contrato o aplicación de medidas precontractuales Cuando el tratamiento resulte necesario para: - crear o gestionar una cuenta; - prestar el servicio; - gestionar una suscripción; - tramitar pagos; - atender solicitudes relacionadas con la contratación o prestación del servicio. Cumplimiento de obligaciones legales Cuando el tratamiento resulte necesario para cumplir obligaciones fiscales, contables, judiciales, administrativas, de protección de datos u otras obligaciones legalmente aplicables. Interés legítimo Cuando proceda, RentControl Pro podrá tratar determinados datos sobre la base de intereses legítimos relacionados, entre otros, con: - protección de la plataforma; - seguridad; - prevención del fraude y abuso; - investigación de incidencias; - estabilidad técnica; - formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones. Cuando el tratamiento se base en interés legítimo, se valorará que dicho interés no prevalezca indebidamente sobre los derechos y libertades de las personas afectadas. Consentimiento Cuando sea necesario para: - cookies no necesarias; - comunicaciones comerciales por email; - otros tratamientos que legalmente requieran consentimiento. El consentimiento podrá retirarse en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado con anterioridad a su retirada. 6. Datos de terceros introducidos por clientes Cuando los clientes utilicen RentControl Pro para gestionar datos personales de terceros, el cliente será, con carácter general, el responsable del tratamiento y RentControl Pro actuará como encargado del tratamiento. Corresponde al cliente: - determinar una base jurídica válida para el tratamiento; - proporcionar la información exigida legalmente a las personas interesadas; - introducir únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios; - mantener los datos actualizados cuando corresponda; - atender los derechos de las personas afectadas; - cumplir las demás obligaciones que le correspondan como responsable del tratamiento. La relación entre RentControl Pro y el cliente respecto de estos tratamientos se regulará mediante el correspondiente Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos (DPA). 7. Destinatarios y proveedores RentControl Pro no vende datos personales. Para prestar y administrar el servicio, determinados datos podrán ser comunicados o resultar accesibles a proveedores que presten servicios necesarios para el funcionamiento de RentControl Pro. Estos proveedores pueden incluir servicios relacionados con: - infraestructura tecnológica; - alojamiento; - almacenamiento; - bases de datos; - comunicaciones y correo electrónico; - seguridad; - monitorización; - analítica, cuando proceda; - autenticación; - procesamiento de pagos; - soporte técnico. Asimismo, los datos podrán comunicarse cuando exista una obligación legal a: - Administraciones Públicas; - juzgados y tribunales; - fuerzas y cuerpos de seguridad; - autoridades de supervisión; - otros organismos competentes. También podrán intervenir asesores profesionales cuando resulte necesario para prestar sus servicios o formular, ejercer o defender reclamaciones. Los proveedores que actúen como encargados del tratamiento deberán tratar los datos conforme a las instrucciones correspondientes y a las obligaciones contractuales y legales aplicables. Para el envío de comunicaciones comerciales por email, RentControl Pro utiliza Brevo como proveedor de servicios de email marketing. Brevo actúa como encargado del tratamiento y podrá tratar, por cuenta de RentControl Pro, los siguientes datos: - dirección de correo electrónico; - nombre; - estado de suscripción (activa o retirada); - fecha y origen del consentimiento; - datos de entregabilidad (entregas, rebotes, bajas); - métricas de apertura y clic, cuando estas funcionalidades estén habilitadas. Brevo podrá tratar estos datos con la finalidad de gestionar listas de destinatarios, enviar campañas de email, gestionar bajas, garantizar la entregabilidad y generar estadísticas agregadas de campaña. Los datos se tratan exclusivamente para prestar el servicio de envío de comunicaciones comerciales para el que RentControl Pro ha contratado a Brevo, y no se venden ni ceden a terceros con fines comerciales. Cada comunicación comercial enviada a través de Brevo incluirá la identificación de RentControl Pro como remitente y un enlace visible de baja gestionado por Brevo, que permite al destinatario retirar su consentimiento de forma inmediata. 7.1. Carácter obligatorio de determinados datos Los campos marcados como obligatorios y los datos necesarios para identificar al usuario, crear y proteger su cuenta, prestar el servicio, formalizar una contratación, gestionar pagos o facturación y cumplir obligaciones legales constituyen, según cada caso, un requisito contractual, precontractual o legal. Si el interesado no facilita esos datos, RentControl Pro podrá no poder crear la cuenta, formalizar o ejecutar el contrato, tramitar el pago, emitir la factura, atender la solicitud o proporcionar la funcionalidad correspondiente. Los campos opcionales se identificarán como tales y su falta de cumplimentación no impedirá utilizar las funciones que no dependan de ellos. 8. Proveedor tecnológico RentControl Pro utiliza Base44 como proveedor tecnológico principal para el desarrollo y funcionamiento de la plataforma. La prestación del servicio puede requerir la participación de Base44 y de los proveedores o subprocesadores que utilice para prestar sus servicios tecnológicos. Estos servicios pueden comprender, dependiendo de la configuración y funcionalidades utilizadas: - infraestructura; - alojamiento; - almacenamiento; - bases de datos; - comunicaciones; - seguridad; - registros técnicos; - otras funciones necesarias para proporcionar la plataforma. Las condiciones aplicables al tratamiento de datos realizado por estos proveedores se regirán por los correspondientes acuerdos de tratamiento de datos y demás mecanismos contractuales aplicables. 9. Proveedor de pagos RentControl Pro utiliza Stripe como proveedor especializado para el procesamiento de pagos y la gestión de determinadas operaciones relacionadas con las suscripciones. Stripe podrá tratar directamente los datos que resulten necesarios para: - procesar y autorizar pagos; - gestionar cobros; - gestionar renovaciones; - gestionar reembolsos cuando correspondan; - gestionar incidencias relacionadas con pagos; - prevenir fraude y garantizar la seguridad de las operaciones. RentControl Pro podrá recibir información relacionada con las operaciones, como: - estado del pago; - importe; - moneda; - fecha; - identificadores de la operación; - estado de la suscripción; - información necesaria para administrar la relación contractual. Los datos completos de las tarjetas u otros medios de pago introducidos directamente en los sistemas del proveedor de pagos son tratados conforme a las condiciones y políticas aplicables a dicho proveedor. 10. Transferencias internacionales de datos La utilización de determinados proveedores tecnológicos puede implicar que los datos personales sean tratados o accesibles desde países situados fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando se produzca una transferencia internacional de datos personales, RentControl Pro procurará que se encuentre amparada por alguno de los mecanismos previstos en la normativa aplicable. RentControl Pro no afirma poseer certificaciones que no hayan sido verificadas formalmente. Los mecanismos aplicables pueden incluir: - una decisión de adecuación de la Comisión Europea; - el EU-U.S. Data Privacy Framework, cuando resulte aplicable al destinatario; - cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea; - cualquier otro mecanismo válido conforme a la normativa de protección de datos. La información concreta aplicable a determinados proveedores podrá encontrarse asimismo en sus respectivos acuerdos de tratamiento de datos y documentación de privacidad. Las personas interesadas pueden solicitar información sobre el mecanismo aplicable a una transferencia internacional y, cuando corresponda, una copia de las garantías utilizadas escribiendo a privacidad@rentcontrolapp.com. La copia podrá limitarse en lo estrictamente necesario para proteger información confidencial o derechos de terceros. 11. Conservación de los datos Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recogidos y, posteriormente, durante los periodos necesarios para atender las obligaciones legales y posibles responsabilidades derivadas del tratamiento. Datos de cuenta Se conservarán mientras la cuenta permanezca activa y, posteriormente, durante el tiempo necesario para gestionar la terminación del servicio y atender las obligaciones legales o responsabilidades que puedan resultar aplicables. Datos de contratación, facturación y pagos Se conservarán durante la relación contractual y, posteriormente, durante los plazos exigidos por la normativa fiscal, contable y demás normativa que resulte aplicable. Datos de soporte y comunicaciones Se conservarán durante el tiempo necesario para gestionar la consulta o incidencia y posteriormente mientras resulte razonablemente necesario para mantener un historial de soporte, seguridad o atender posibles reclamaciones. Evidencias de consentimiento y aceptación Las evidencias necesarias para acreditar consentimientos, aceptaciones contractuales u otras actuaciones relevantes podrán conservarse mientras puedan resultar necesarias para acreditar el cumplimiento de obligaciones legales o defender posibles reclamaciones. Datos tratados por cuenta de clientes Cuando finalice la prestación del servicio, los datos personales tratados por cuenta del cliente serán objeto de devolución, exportación, supresión o tratamiento conforme a lo establecido en el DPA, las instrucciones lícitas del cliente y la normativa aplicable. Determinados datos podrán permanecer temporalmente en copias de seguridad hasta su eliminación conforme a los ciclos técnicos correspondientes, quedando sujetos durante dicho periodo a las medidas de seguridad aplicables y sin ser utilizados para finalidades incompatibles. Cuando exista una obligación legal de conservación, determinados datos podrán permanecer bloqueados o conservados durante el plazo legal correspondiente. 12. Derechos de las personas interesadas Las personas interesadas podrán ejercer, cuando correspondan, los derechos reconocidos por la normativa de protección de datos, incluyendo: - acceso; - rectificación; - supresión; - oposición; - limitación del tratamiento; - portabilidad; - retirada del consentimiento cuando el tratamiento se base en él. Las solicitudes podrán enviarse a: privacidad@rentcontrolapp.com La solicitud deberá permitir identificar adecuadamente al interesado y el derecho que desea ejercer. Cuando existan dudas razonables sobre la identidad de la persona que realiza la solicitud, podrá solicitarse información adicional estrictamente necesaria para verificarla. 13. Ejercicio de derechos respecto de datos introducidos por clientes Cuando una persona quiera ejercer derechos respecto de datos personales que hayan sido introducidos en RentControl Pro por un propietario, gestor, empresa u otro cliente de la plataforma, deberá dirigirse principalmente a dicho cliente, que actúa como responsable del tratamiento. Si RentControl Pro recibe directamente una solicitud relacionada con datos tratados por cuenta de un cliente, colaborará con el responsable correspondiente en los términos establecidos en el DPA y en la normativa aplicable. 14. Reclamaciones ante la autoridad de control Las personas interesadas tienen derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente si consideran que el tratamiento de sus datos personales vulnera la normativa aplicable. En España, la autoridad de control es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Sin perjuicio de este derecho, el interesado puede contactar previamente con RentControl Pro a través de: privacidad@rentcontrolapp.com 15. Seguridad RentControl Pro adoptará medidas técnicas y organizativas adecuadas teniendo en cuenta la naturaleza, alcance, contexto y finalidades del tratamiento, así como los riesgos para los derechos y libertades de las personas. Estas medidas podrán comprender, según corresponda: - mecanismos de autenticación; - separación lógica entre organizaciones; - roles y permisos; - aplicación del principio de mínimo privilegio; - protección de las comunicaciones; - registros técnicos; - medidas de respaldo y recuperación; - procedimientos para la gestión de incidentes; - gestión y evaluación de proveedores. No obstante, ningún sistema conectado a Internet puede garantizar una seguridad absoluta. 16. Brechas de seguridad RentControl Pro mantendrá procedimientos destinados a detectar, investigar y gestionar posibles violaciones de seguridad de los datos personales. Cuando una incidencia afecte a datos personales tratados por cuenta de un cliente, RentControl Pro informará al cliente correspondiente sin dilación indebida cuando resulte legal o contractualmente exigible y colaborará con él en la gestión de la incidencia. Cuando RentControl Pro actúe como responsable del tratamiento, evaluará las obligaciones de notificación a la autoridad de control y, cuando corresponda, de comunicación a las personas afectadas conforme a la normativa aplicable. 17. Menores de edad RentControl Pro está destinado a personas mayores de edad y no está diseñado para ser contratado directamente por menores. Esto no impide que un cliente pueda tratar mediante la plataforma determinados datos personales relativos a menores cuando disponga de una base jurídica válida y cumpla las obligaciones que le correspondan como responsable del tratamiento. 18. Decisiones automatizadas RentControl Pro no pretende adoptar por cuenta propia decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre las personas o les afecten significativamente de modo similar, salvo que se informe expresamente de ello y exista una base jurídica que lo permita. Las funcionalidades de cálculo, análisis, indicadores e informes de la plataforma están destinadas a proporcionar herramientas de apoyo al usuario y no sustituyen las decisiones que correspondan al propio usuario. 19. Comunicaciones necesarias para la prestación del servicio Con independencia de que el usuario haya prestado o no consentimiento para recibir comunicaciones comerciales, RentControl Pro podrá enviar las comunicaciones que resulten necesarias para gestionar la relación contractual y prestar el servicio. Estas comunicaciones pueden incluir información relativa a: - gestión de la cuenta; - autenticación y seguridad; - pagos; - facturación; - suscripciones y renovaciones; - incidencias; - cambios relevantes del servicio; - cambios contractuales; - comunicaciones administrativas esenciales. Estas comunicaciones no tendrán la consideración de comunicaciones comerciales cuando su finalidad sea exclusivamente gestionar o prestar el servicio contratado. 20. Modificaciones de esta Política de Privacidad RentControl Pro podrá actualizar esta Política de Privacidad cuando resulte necesario como consecuencia, entre otras circunstancias, de: - cambios legislativos o regulatorios; - incorporación o modificación de funcionalidades; - incorporación o cambio de proveedores; - modificaciones en las finalidades o bases jurídicas; - cambios relevantes en la infraestructura o funcionamiento del servicio. La versión vigente estará disponible a través del sitio web. Cuando los cambios sean sustanciales y resulte necesario conforme a la normativa aplicable, se informará a los usuarios por medios adecuados. 21. Contacto Para cuestiones relacionadas con privacidad, protección de datos o ejercicio de derechos: privacidad@rentcontrolapp.com Para consultas generales: contacto@rentcontrolapp.com Para asistencia y soporte: soporte@rentcontrolapp.com Para cuestiones relacionadas con facturación: facturacion@rentcontrolapp.com