Contrato de alquiler de vivienda: checklist para propietarios

Un contrato de alquiler de vivienda debe reflejar la operación real: quién firma, qué inmueble se entrega, cuánto dura, cómo se paga y qué normas afectan a esa vivienda concreta. Copiar una plantilla y cambiar los nombres deja fuera datos que después resultan decisivos.

Esta guía ofrece un checklist para propietarios que preparan un contrato de vivienda habitual en España. No es un modelo universal ni sirve sin adaptación para alquiler de temporada, turístico, por habitaciones o vivienda protegida.

Revisión normativa: contenido revisado el 12 de septiembre de 2026. Se han comprobado la Ley de Arrendamientos Urbanos, la Ley 12/2023 por el derecho a la vivienda, las zonas de mercado residencial tensionado publicadas por el Ministerio y ejemplos de normativa autonómica vigente. La comunidad autónoma, el municipio, la condición del propietario y la protección pública de la vivienda pueden cambiar el resultado. Esta información es general y no sustituye el asesoramiento jurídico para un caso concreto.

El contrato se prepara antes de firmar y se controla durante todo el alquiler.

Documentos que conviene reunir antes de redactar

Preparar el expediente antes de abrir una plantilla evita contradicciones entre el contrato y los anexos. Reúne una nota simple o el título que permita comprobar quién puede arrendar, la referencia catastral, el certificado energético, los datos de los titulares, el inventario y las lecturas de suministros. Si actúa un representante, añade la autorización correspondiente.

También necesitas la información que afecta a la renta: contrato anterior y última renta, fecha de su actualización, informe del sistema estatal de referencia cuando proceda, condición de gran tenedor y posible calificación como vivienda protegida. Para la fianza, identifica el organismo autonómico, el formulario, el plazo y el justificante exigido en la comunidad correspondiente.

No incorpores al contrato documentos personales innecesarios. Conserva únicamente lo que tenga una finalidad legítima en la selección y gestión del alquiler. Si una comprobación se realiza mediante consulta a un registro o servicio oficial, guarda el resultado y su fecha, porque la situación territorial puede cambiar durante la vida del contrato.

1. Confirma el tipo de arrendamiento

La primera comprobación es el destino real de la vivienda. La Ley de Arrendamientos Urbanos considera arrendamiento de vivienda el que recae sobre una edificación habitable destinada primordialmente a satisfacer la necesidad permanente de vivienda del arrendatario.

Llamar «temporada» a un contrato no basta para convertirlo en temporal. Debe existir una causa temporal real y coherente con la duración y el uso pactados. Si la persona establece allí su residencia habitual, utilizar una plantilla de temporada puede hacer ineficaces algunas cláusulas y generar un conflicto sobre el régimen aplicable.

Antes de redactar:

• Indica expresamente que el destino es vivienda habitual.
• Identifica garaje, trastero, muebles y demás elementos incluidos.
• Comprueba si la vivienda es protegida o está sometida a un programa público.
• No reutilices el documento para una habitación o una estancia temporal sin una revisión específica.

2. Identifica a todas las partes

El contrato debe permitir saber quién arrienda, quién ocupa la vivienda y quién responde. Incluye nombre y apellidos o razón social, documento identificativo, domicilio para notificaciones y un medio de contacto. Si firma un representante, conserva el poder, autorización o documento que acredite sus facultades.

Cuando hay varios inquilinos, aclara si todos son titulares. Si se pretende que respondan solidariamente, la cláusula debe redactarse de forma clara; la solidaridad no conviene darla por supuesta. Distingue también a los titulares de los ocupantes autorizados.

Comprueba estos cinco puntos:

• Arrendador: identidad y título o facultad para alquilar.
• Arrendatarios: identidad de cada titular y datos de contacto.
• Representación: documento y alcance de las facultades.
• Ocupantes: personas que residirán sin ser titulares, si las hay.
• Garantía personal: identidad del avalista y alcance exacto de su obligación.

3. Describe la vivienda y lo que se entrega

La dirección postal puede resultar insuficiente. Añade los datos que individualicen el inmueble: planta, puerta, referencia catastral cuando proceda y anejos incluidos. Si se entrega amueblado, identifica los muebles, electrodomésticos y equipamiento en un inventario anexo.

El inventario debe reflejar el estado, no limitarse a enumerar objetos. Combina una lista con fotografías fechadas y señala desperfectos previos. Las partes deben aceptar el anexo junto con el contrato y conservar la misma versión.

Fotografías, lecturas y llaves dejan constancia del estado de entrega.

Incluye:

• Relación de llaves, mandos y dispositivos entregados.
• Lecturas iniciales de agua, luz y gas.
• Inventario de mobiliario y estado de conservación.
• Reportaje fotográfico fechado.
• Certificado de eficiencia energética y documentación exigible.

4. Fija duración, inicio y prórrogas

El contrato debe indicar la fecha de entrada en vigor y la duración pactada. Si la duración es inferior al mínimo legal, el contrato se prorroga anualmente, con carácter general, hasta alcanzar cinco años cuando el arrendador es persona física y siete cuando es persona jurídica.

Después pueden operar prórrogas adicionales si ninguna parte comunica a tiempo su voluntad de no renovar. Registra la fecha de inicio, el tipo de arrendador y los plazos de preaviso. No confíes solo en la fecha final escrita en la primera página.

Si un arrendador persona física quiere prever la recuperación de la vivienda por necesidad propia o de determinados familiares, la cláusula debe ajustarse a los requisitos del artículo 9.3 de la LAU. Una frase genérica no basta.

En determinados supuestos de vulnerabilidad o cuando la vivienda está en una zona tensionada puede proceder una prórroga extraordinaria. Comprueba el régimen vigente antes de comunicar el final del contrato.

5. Regula el desistimiento

La duración pactada y el desistimiento son cuestiones distintas. El artículo 11 de la LAU permite al arrendatario desistir una vez transcurridos al menos seis meses, con una antelación mínima de treinta días.

Las partes pueden pactar una indemnización equivalente a una mensualidad de la renta en vigor por cada año del contrato que reste por cumplir; los periodos inferiores al año generan la parte proporcional. Evita penalizaciones fijas que excedan ese límite.

Indica el canal de comunicación, cómo se acredita la recepción y la fecha efectiva de entrega de la vivienda.

6. Comprueba comunidad autónoma, municipio y zona

La LAU establece el marco común, pero la gestión de la fianza, la vivienda protegida, los registros y algunas obligaciones informativas dependen del territorio. Además, la aplicación de límites de renta exige comprobar si el municipio o ámbito está declarado zona de mercado residencial tensionado.

La comunidad autónoma, el municipio y la situación de la vivienda pueden cambiar el contrato.

Antes de fijar la renta y cerrar la redacción:

1. Identifica la comunidad autónoma y consulta su portal oficial de vivienda.
2. Comprueba si la vivienda es protegida o está incluida en un programa con precio máximo.
3. Verifica en el Sistema Estatal de Referencia del precio del alquiler si la dirección está en una zona tensionada y qué informe corresponde.
4. Revisa la renta del contrato que haya estado vigente en los últimos cinco años.
5. Determina si el arrendador tiene la condición de gran tenedor aplicable en ese territorio.
6. Añade al contrato la información exigida por la normativa estatal y autonómica.

Las declaraciones territoriales cambian. En 2026 se publicaron nuevas zonas en el País Vasco y, durante el segundo trimestre, en Asturias y Galicia, entre otros ámbitos. La relación oficial del segundo trimestre de 2026 muestra que incluso la definición de gran tenedor puede variar según la declaración.

Tres ejemplos que muestran por qué no conviene generalizar

• Andalucía: para contratos celebrados desde el 24 de enero de 2026 ya no se deposita la fianza ante la Administración autonómica. La fianza legal de una mensualidad continúa existiendo; lo eliminado es su depósito administrativo. Lo confirma la Junta de Andalucía.
• Comunidad de Madrid: el depósito sigue siendo obligatorio para el arrendador y el plazo general es de treinta días hábiles desde la celebración o entrada en vigor. Consulta el trámite oficial de depósito.
• Cataluña: el arrendador debe depositar la fianza en el INCASÒL en el plazo de dos meses. Además, los contratos en zona tensionada deben incluir información específica sobre renta anterior, índice y condición de gran tenedor. Revisa el depósito en INCASÒL y la información contractual de la Agència de l'Habitatge.

Estos ejemplos no sustituyen la comprobación de la comunidad autónoma correspondiente. Si cambia el territorio, repite la revisión.

7. Define renta, pago y recibos

Indica la renta inicial, periodicidad, fecha de pago, cuenta o método acordado y concepto de la transferencia. Si se cobran por separado garaje, trastero u otros elementos, deja los importes desglosados. Documenta carencias, descuentos y primeras mensualidades.

Con carácter general, el pago se realiza por medios electrónicos. La LAU admite el pago en metálico de forma excepcional cuando alguna de las partes carece de cuenta bancaria o acceso a medios electrónicos y lo solicita. El arrendador debe entregar recibo salvo que el pago quede acreditado por otro procedimiento.

En una zona tensionada, la renta inicial puede estar limitada por el contrato anterior y, según el caso, por el sistema estatal de referencia. No añadas gastos nuevos al inquilino para eludir el límite.

8. Actualización de la renta

La renta solo se actualiza cuando existe una cláusula que lo permite. El contrato debe definir el mecanismo, la fecha base y el modo de comunicar el nuevo importe.

Para los contratos de vivienda firmados después del 26 de mayo de 2023, el Índice de Referencia de Arrendamientos de Vivienda del INE actúa como límite de referencia para la actualización anual. En contratos anteriores puede intervenir el índice pactado y el régimen transitorio aplicable.

No copies una cláusula antigua que mencione un índice sin comprobar la fecha del contrato. Registra el cálculo y la comunicación enviada.

9. Separa fianza y garantías adicionales

En vivienda habitual, la fianza en metálico equivale a una mensualidad de renta. Diferénciala de un depósito adicional, un aval bancario, un avalista o un seguro.

Durante los cinco primeros años del contrato, o siete si el arrendador es persona jurídica, la fianza no está sujeta a actualización. La garantía adicional no puede exceder de dos mensualidades en contratos de hasta cinco o siete años, según el tipo de arrendador, salvo los supuestos legalmente previstos.

El contrato debe reflejar importe, fecha y forma de entrega de cada garantía. Después, comprueba si la comunidad autónoma exige depósito administrativo, qué organismo lo recibe, el plazo y el justificante que debe conservarse.

10. Distribuye gastos y suministros por escrito

Aclara quién paga electricidad, agua, gas, internet, comunidad, IBI, tasa de residuos y demás conceptos. Para repercutir al inquilino gastos generales o tributos que no puedan individualizarse, debe existir un pacto escrito y constar el importe anual a la fecha del contrato cuando la LAU lo exige.

Los gastos de gestión inmobiliaria y formalización del contrato corresponden al arrendador en los arrendamientos de vivienda. Una cláusula que los traslade al inquilino no se vuelve válida por estar firmada.

Separa en el documento:

• Renta y fecha de vencimiento.
• Suministros individualizados y lecturas iniciales.
• Gastos generales o tributos que se repercutan válidamente.
• Fianza y garantías adicionales.
• Servicios opcionales aceptados de forma independiente.

11. Reparaciones, conservación y obras

Una cláusula que atribuya «todas las reparaciones» al inquilino es demasiado amplia. El artículo 21 de la LAU obliga al arrendador a realizar las reparaciones necesarias para conservar la vivienda en condiciones de habitabilidad, salvo que el deterioro sea imputable al arrendatario. Las pequeñas reparaciones exigidas por el desgaste del uso ordinario corresponden al arrendatario.

El contrato debe establecer cómo comunicar una avería, qué información aportar y cómo acordar el acceso. También puede regular obras no autorizadas, respetando los derechos que la ley reconoce.

Las cláusulas sobre acceso, reparaciones, gastos y penalizaciones requieren una redacción cuidadosa.

12. Uso, convivencia, cesión y acceso

Puedes establecer el destino de vivienda, prohibir actividades molestas o ilícitas y recordar las normas de la comunidad. Revisa con cuidado las restricciones sobre animales, visitas, empadronamiento, cesión y subarriendo. Una condición cómoda para el propietario no siempre es exigible.

El propietario no puede reservarse un derecho genérico a entrar en la vivienda. Durante el contrato es el domicilio del inquilino. Las inspecciones y reparaciones deben coordinarse mediante comunicación y consentimiento, salvo las situaciones previstas legalmente.

13. Notificaciones, datos y prueba

Identifica direcciones postal y electrónica para las comunicaciones. Para asuntos relevantes —desistimiento, no renovación, actualización o requerimiento de pago— utiliza un medio que permita acreditar contenido, fecha, envío y recepción.

Recoge solo los datos personales necesarios para gestionar el alquiler. Evita autorizaciones genéricas y conserva la documentación con medidas adecuadas.

Si firmas electrónicamente, guarda la versión exacta, la identidad de cada firmante, la evidencia de aceptación y los datos de tiempo e integridad. Una imagen pegada de una firma ofrece menos prueba que un proceso trazable. Cada parte debe recibir una copia completa y accesible.

Checklist final antes de firmar

• Régimen: el uso real es vivienda habitual.
• Territorio: se han comprobado comunidad autónoma, municipio, zona tensionada y vivienda protegida.
• Partes: titulares, ocupantes, representación y garantías están claros.
• Inmueble: vivienda, anejos, inventario, fotos, llaves y lecturas están identificados.
• Plazos: inicio, duración, prórrogas, preavisos y desistimiento son coherentes.
• Dinero: renta, actualización, fianza, garantías, gastos y suministros están separados.
• Obligaciones: reparaciones, uso, acceso y comunicaciones respetan la ley.
• Prueba: todas las partes conservan la misma versión firmada y sus anexos.
• Seguimiento: cobros, incidencias, justificantes y fechas quedan asociados al expediente.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto dura un contrato de vivienda habitual?

Las partes pactan la duración. Si es inferior al mínimo legal, el inquilino puede beneficiarse de prórrogas obligatorias hasta alcanzar cinco años cuando el arrendador es persona física y siete cuando es persona jurídica. Después pueden existir prórrogas adicionales.

¿Qué cláusulas pueden ser nulas?

Las que perjudiquen al arrendatario contradiciendo normas imperativas pueden ser ineficaces aunque estén firmadas. Son sensibles las renuncias generales a derechos, el acceso del propietario, las reparaciones, los gastos, la duración, las penalizaciones y las garantías.

¿Es válido firmar digitalmente?

Sí. La fuerza de la prueba depende de cómo se acrediten identidad, integridad, fecha y aceptación. La firma electrónica cualificada tiene un régimen de equivalencia con la firma manuscrita; otros sistemas deben valorarse por las evidencias que generan.

¿La fianza se deposita siempre en la comunidad autónoma?

La fianza legal de una mensualidad es obligatoria en vivienda habitual. El depósito administrativo depende de la normativa autonómica. Andalucía lo suprimió para contratos celebrados desde el 24 de enero de 2026; otras comunidades, como Madrid y Cataluña, mantienen trámites con plazos distintos.

Del contrato firmado al expediente

Después de firmar empiezan los cobros, actualizaciones, garantías, vencimientos e incidencias. Conserva el contrato, sus anexos y cada justificante en un expediente único, vinculado a la vivienda y a las personas correctas.

RentControl Pro permite gestionar contratos, anexos, rentas, fianzas y vencimientos desde un mismo lugar. La landing prevista en el calendario, /gestion-contratos-alquiler, aún no está disponible; el enlace se añadirá cuando la URL exista y se haya comprobado.